Управление Информатизации Москвы :: Информатизация процессов управления :: Сэкономить 1 млн человеко-часов

| Распечатать
| Закрыть

# Информатизация процессов управления

#

расширенный поиск

Главная страница » Проекты » Управление городом » Информатизация процессов управления

# Сэкономить 1 млн человеко-часов

Основная функция любого госучреждения – принятие управленческих решений. Исходные данные и сами решения представляются в виде документов. Поэтому автоматизация работы с документами, циркулирующими в органах власти, имеет важнейшее значение для повышения эффективности системы государственного управления.

Документооборот Аппарата Мэра и Правительства Москвы — это строго регламентируемое и контролируемое движение документов с фиксацией сложного набора реквизитов в учетно-регистрационных формах. Единая система документооборота правительства Москвы (ЕСД ПМ) должна учитывать отличительную особенность органов власти, где особую роль играют бумажные документы.

## Проблемы и задачи

Одна из важных задач единой системы документооборота —осуществление оперативного контроля исполнения документов, то есть наличия в любой момент времени справки о том, где находится документ вплоть до фамилии конечного исполнителя. Для решения этой задачи необходимо иметь систему, интегрированную на всех уровнях исполнительной власти правительства Москвы. Приоритетом также является работа с гражданами. В рамках первых очередей внедрения ЕСД ПМ предусмотрены создание комплекса для работы с обращениями граждан и автоматизация функционирования приемной правительства Москвы.

Из-за больших объемов обрабатываемых документов и применения бумажной технологии документооборота возникают проблемы, связанные с длительностью передачи документов, возможностью утери информации об их местоположении, эффективным контролем за их исполнением, высокими издержками на инфраструктуру хранения и движения документов, а также с наличием множества рутинных операций, которые вынуждены выполнять сотрудники всех уровней подчинения, в том числе и руководители. Таким образом, задачами ЕСД ПМ являются повышение эффективности работы правительства Москвы, уменьшение сроков и улучшение качества реагирования на обращения граждан, сокращение времени обработки документов и доставки поручений конечным исполнителям, внедрение новых методик учета исполнения поручений, повышение дисциплины и ответственности за принимаемые решения. А также обеспечение возможности сквозного контроля за исполнением поручений руководства на всех уровнях и повышение качества аналитической информации.

## Миллион документов в год

Идея создания ЕСД ПМ появилась еще в 1996 году. Были разработаны регистрационно-контрольные системы на базе FoxPro, которые позволяли учитывать в регистрационных карточках входящую и исходящую корреспонденцию, осуществлять функции контроля исполнения и т. д., но не могли обеспечить сквозной контроль, не учитывали специфику документопотоков в правительстве Москвы, не имели единого хранилища документов и, главное, не имели интеграционных возможностей с использованием сервисно-ориентированных средств.

Проект разработки ЕСД ПМ начался с анализа нормативно-правовой базы правительства Москвы, регламентирующих документов, законодательства как на уровне Москвы, так и на уровне Российской Федерации. Суммарный объем документооборота аппарата правительства Москвы в 2003 году составил более 110 тыс. основных документов, а вместе с производными и сопутствующими — около 1 млн. При этом, каждый документ проходит, в среднем, не менее двух итераций до момента его окончательного оформления. При существующих в 2003 году способах время подготовки документа составляло от 30 минут до 2 часов, при этом до 30 % проектов возвращалось на доработку, в том числе для устранения ошибок из-за неточности в адресах, названиях организаций, нарушений установленных регламентов оформления документов и др. По экспертным оценкам, в 2003 году автоматизация обработки документов могла дать экономию рабочего времени до 30 %. Исходя из этого, экономия временных затрат могла составить 1,2 млн человеко-часов в год!

В процессе реализации мероприятий в 2005-2006 гг. были разработаны и сданы в промышленную эксплуатацию отдельные подсистемы комплекса, которые должны быть модернизированы после интеграции подсистем в 2008-2009 гг. Для достижения поставленных задач к 2010 году планируется переход на электронный документооборот.

## Ядро

ЕСД ПМ имеет трехуровневую архитектуру с выделением функционального ядра. Это позволяет снизить нагрузку на сеть, сконцентрировать и рационально использовать вычислительные возможности серверного оборудования. Выделение функционального ядра позволяет создавать независимые от средств разработки клиентские модули и обеспечивает гибкость системы в области настройки рабочих мест пользователей. Роль ядра — обеспечение информационной, технологической и организационной интеграции подсистем, формирование единства системы на концептуальном уровне. Первоначальный ввод оперативной информации должен происходить в прикладных подсистемах ЕСД. В ядре происходит прием и интеграция накопленной в прикладных подсистемах информации, а также централизованное хранение НСИ.

## Подсистемы ядра

Ядро состоит из нескольких подсистем. Подсистема информационной безопасности определяет уровень доступа каждого пользователя к ресурсам ЕСД ПМ. Она является многоуровневой, позволяет осуществлять доступ как с локальной сети, так и удаленно через интернет. Подсистема нормативно-справочной информации предназначена для централизованного ведения НСИ, баз данных классификаторов и справочников в соответствии с единой методологией. Объектом автоматизации подсистемы является процесс ведения НСИ в ядре, а также извещение об изменениях в НСИ всех заинтересованных подсистем ЕСД и внешних систем. Важную роль играет принятие общих стандартов ЕСД, что обеспечивает возможность взаимодействия и обмена информацией между различными подсистемами ЕСД и включения в ее состав новых подсистем.

## Функциональные подсистемы

Остановимся более подробно на некоторых подсистемах. Подсистема «Прием корреспонденции» предназначена для учета, регистрации, первичной обработки входящей корреспонденции, она обеспечивает прикрепление штрих-кода, создание электронных образов документов и их передачу вместе с электронными образами в подразделения аппарата мэра и правительства Москвы. Подсистема «Служебная корреспонденция» предназначена для регистрации корреспонденции (официальных писем и других документов, поступающих через подсистему приема корреспонденции), передачи ее по реестрам подразделений аппарата, а также для получения справочной информации о ходе рассмотрения документа, в том числе поиск по реквизитам.

## Функциональные модули ЕСД Правительства Москвы

Подсистема «Протокольный отдел» обеспечивает автоматизированные прием и подготовку проектов распорядительных документов (РД), редактирование, выпуск РД с сохранением всех предыдущих версий текста проекта, передачу документов по реестрам на регистрацию и для выполнения контрольно-аналитических функций, публикацию документов с возможностью атрибутивного и смыслового поиска, в том числе на веб-сайтах.

Подсистема «Контроль исполнения служебной корреспонденции и распорядительных документов» позволяет осуществлять прием и передачу документов по электронным реестрам из подразделений правительства Москвы, использование специализированной технологии передачи документов на согласование внутри подразделения, постановку распорядительных документов, в том числе пунктов, и документов служебной переписки на контроль, подготовку проектов поручений. А также автоматическое создание специализированных отчетов для реализации предварительной проверки и регулирования хода исполнения (упреждающий контроль); информирование о необходимости снятия документа с контроля (подсказки для контролеров); учет, обобщение и анализ результатов исполнения (контроля исполнения) в заранее запрограммированных или создаваемых в ЕСД отчетных формах и др.

Подсистема «Контроль протоколов Мэра Москвы» предназначена для работы с протоколами совещаний Мэра Москвы и его Управления. Она осуществляет регистрацию протоколов и всей переписки, контроль как всего протокола, так и отдельных пунктов с ведением контрольной карточки, содержащей информацию по всем исполнителям; формирование отчетов, получение справочной информации в различных подразделениях аппарата согласно правам доступа.

В настоящее время в отдельных структурных подразделениях правительства Москвы используются дополнительные подсистемы ЕСД ПМ, которые автоматизируют следующие технологические операции: регистрацию документов и переписки по ним, подготовку документов и контроль их исполнения, оперативное получение достоверной информации о ходе исполнения документа, поиск. На данный момент реализованы единое оперативное хранилище документов, подсистема «Контроль протоколов Мэра Москвы», подсистемы второго уровня на базе отраслевых департаментов и т. д. Внедрение ИТ уже дает ряд преимуществ: использование электронной резолюции, повышение качества вносимой информации благодаря применению сканеров. Начат трудоемкий процесс создания истории в едином хранилище данных.

## Эффект от внедрения ИТ

По данным экспертов, благодаря внедрению подсистемы «Контроль протоколов Мэра Москвы» эффективность расходования рабочего времени повысилась на 25 %. За счет использования полных текстов в ответах значительно улучшилось качество вводимой в систему информации, что позволило руководителям получать оперативную справку о ходе исполнения поручений мэра.

Разрабатываемый комплекс программных средств ЕСД правительства Москвы обеспечит следующие преимущества по сравнению с традиционной бумажной технологией работы: систематизацию документооборота, которая достигается за счет ведения единого электронного хранилища документов; информационную прозрачность процессов разработки и прохождения документов, обеспечивающую контроль на любой стадии. А также создание и автоматическую поддержку баз (архивов) нормативных и распорядительных документов; использование генератора отчетов для создания произвольных отчетных форм пользователями; повышение уровня защиты информации от несанкционированного доступа, сохранность и достоверность данных, уменьшение риска разглашения информации за счет разграничения прав доступа.

## Результаты и перспективы

Использование комплексной ЕСД правительства Москвы позволит сформировать более гибкий подход к созданию, хранению, исполнению и корректировке документационного обеспечения деятельности правительства как на этапе подготовки, так и в процессе реализации документооборота за счет предоставляемых возможностей по информационной преемственности документов, сравнительному анализу накопленных данных, контролю и мониторингу отдельных документов и их совокупности (тематическим подборкам).

Постоянное накопление информации и возможность применения методов статистического анализа документационного обеспечения на основании учета всего комплекса документов и их состояния по результатам исполнения поручений позволит существенно повысить эффективность исполнения решений правительства Москвы, оперативность взаимодействия и управления комплексами городского хозяйства и функционирования всех органов администрации в целом.

Реализация интеграционных интерфейсов ЕСД ПМ с другими информационными системами обеспечит надежное, достоверное и своевременное предоставление данных основным участникам процесса управления, позволит более оперативно обеспечивать информационное взаимодействие и, что особенно важно, согласованность действий участников. Таким образом, конечными результатами реализации ЕСД правительства Москвы будут являться: повышение эффективности работы сотрудников органов власти за счет доступности информации в электронном виде; создание эффективной системы поддержки управленческих решений за счет повышения полноты, качества и оперативности информирования руководства города; мониторинг работы структур правительства Москвы, подчиненных ему органов управления и учреждений; внедрение единой технологии контроля распорядительных документов, протоколов и поручений, выявление «узких мест» в системе управления и исполнения поручений; переход к безбумажному документообороту с использованием ЭЦП.

А.Букин, И.Михеев, Н.Александрова, Е.Ермаков

Версия для печати

#

Правительство Москвы
Инфоград
Московский городской портал
Информационный портал ЖКХ
ИТЦ ФХУ
«Электронная Россия»
Тендерный комитет города Москвы
Статистика сайта Управления информатизации г. Москвы в СГП
а также...