Управление Информатизации Москвы :: Информатизация процессов управления :: Электронный автограф

| Распечатать
| Закрыть

# Информатизация процессов управления

#

расширенный поиск

Главная страница » Проекты » Управление городом » Информатизация процессов управления

# Электронный автограф

При переходе на электронный документооборот важно не только создать инфраструктуру для формирования документов с электронной цифровой подписью. Необходимо также обеспечить условия их хранения.

В настоящее время в рамках ГЦП «Электронная Москва» разрабатывается и внедряется ряд программно-технических решений, позволяющих перейти к эффективным методам электронного обмена документами взамен устаревшего бумажного. Значительную часть документооборота органов исполнительной власти Москвы (и по объему, и по значению) составляют организационно-правовые, распорядительные и другие юридически значимые документы, требующие подтверждения подписью уполномоченного лица. В сфере электронного документооборота равноправной заменой подписи является электронная цифровая подпись (ЭЦП), что юридически закреплено в федеральном законе «Об электронно-цифровой подписи». Однако надо признать, что законодательная база в данной сфере пока разработана слабо, поэтому при работе с электронными документами, подписанными ЭЦП, часто возникают сложности. Особенно острой эта проблема становится при необходимости долгосрочного хранения электронных документов с ЭЦП.

## Архив электронных документов

Разработанное управлением информатизации Москвы «Временное руководство по внедрению и использованию электронной цифровой подписи органом исполнительной власти Москвы» создает предпосылки для внедрения ЭЦП в единую систему документооборота и делопроизводства госорганов. Разработан проект «Положения об архивном хранении электронных документов с ЭЦП органов исполнительной власти Москвы». Программно-технический комплекс централизованного хранилища электронных документов, подписанных электронной цифровой подписью (ПТК ЦХЭД ЭЦП), представляет собой законченное автоматизированное решение по формированию централизованного архива электронных документов с ЭЦП и работе с ним. В то же время, этот комплекс является необходимым звеном в единой концепции построения электронного документооборота, структурным элементом метасистемы «Электронная Москва».

Программно-технический комплекс ЦХЭД ЭЦП обеспечивает выполнение следующих функций:

- ручное и автоматизированное размещение документов в хранилище;
- поиск электронных документов в хранилище как по учетной информации, так и по содержанию;
- доступ к хранилищу электронных документов как с помощью пользовательского интерфейса, так и с помощью прикладного программного интерфейса (API);
- извлечение документов из хранилища средствами пользовательского интерфейса и средствами прикладного программного интерфейса (API);
- изменение учетной информации документа в хранилище;
- изъятие документа из хранилища;
- разграничение и контроль прав доступа к электронным документам, хранящимся в архиве;
- защита хранилища электронных документов от несанкционированного доступа и других видов неправомерных действий;
- взаимодействие с системой уполномоченных удостоверяющих центров Москвы;
- проверка реквизитов сертификата ключа подписи (СКП) документов и проверка соответствия времени подписания документа сроку действия СКП.

## Срок хранения – по нормативу

Необходимость хранения электронных документов с ЭЦП в течение нормативного срока накладывает дополнительные требования по обеспечению проверки подлинности ЭЦП и доступности архивного электронного документа с электронной подписью в течение всего срока хранения. Достигается это следующим образом. Во-первых, при формировании архивного электронного документа проставляется метка времени, однозначно определяющая точный момент помещения документа с ЭЦП в архив. Наличие этого реквизита обеспечивает проверку действительности ЭЦП уполномоченного лица после окончания действия его сертификата в соответствии с п.1 статьи 4 федерального закона «Об электронной цифровой подписи». Во-вторых, сертификат ключа подписи (и, соответственно, открытый ключ) уполномоченного лица хранится в течение всего срока хранения архивного электронного документа, независимо от его статуса (например, приостановки или окончания срока действия).

Следует отметить важную роль метки времени как реквизита, подтверждающего правовой статус архивного электронного документа с ЭЦП при длительном хранении, поэтому при ее формировании точное время должно определяться с достаточной степенью надежности. Кроме того, поскольку технологически формирование метки времени может происходить как в полуавтоматическом (командой с автоматического рабочего места службы управления архивом), так и в автоматическом режиме, предусмотрен дополнительный контроль точности и достоверности при формировании и неизменности этого реквизита на стадии хранения.

Для документов, подлежащих длительному или бессрочному хранению, определены и закреплены в нормативной документации дополнительные меры обеспечения надежности:

- архивный электронный документ с ЭЦП заверяется электронной цифровой подписью архивариуса, его сертификат ключа подписи хранится в течение определенного регламентом времени;
- ко всем оговоренным регламентом видам документов применяется повторная проверка подлинности и повторное заверение ЭЦП архивариуса после окончания срока действия сертификата архивариуса, ключом которого он был заверен;
- выполняется бессрочное (или в течение оговоренного соответствующим регламентом срока) хранение сертификата ключа подписи уполномоченного лица уполномоченных удостоверяющих центров.

## Время жизни и полезности

Электронная цифровая подпись становится удобным инструментом, используемым не только в оперативной работе, но и при длительном хранении электронных документов. Время их «жизни и полезности» существенно возрастает, значительно расширяя возможности электронного документооборота. По данным отчета Hidden Costs of Information Work аналитической компании IDC за апрель 2006 года, для решения проблем, связанных с доступом, управлением и интеграцией неструктурированной информации, тратится до 19 из 40 рабочих часов в неделю. Ввод же в эксплуатацию программно-технического комплекса ЦХЭД ЭЦП позволит решать проблему поиска разнородной информации (как структурированной, так и неструктурированной), осуществлять арбитраж, используя надежные критерии подлинности документов, а также ускорит работу административного аппарата, сокращая время обработки неструктурированной информации.

И. Староверов, И. Михеев, В. Елисеев

Версия для печати

#

Правительство Москвы
Инфоград
Московский городской портал
Информационный портал ЖКХ
ИТЦ ФХУ
«Электронная Россия»
Тендерный комитет города Москвы
Статистика сайта Управления информатизации г. Москвы в СГП
а также...