Управление Информатизации (версия для печати)

| Распечатать
| Закрыть

# Спасение архивов ЗАГСов

Численность населения Москвы постоянно растет и уже достигла, по официальным данным, более 10,4 млн человек. Вся информация о регистрации гражданского состояния и прав собственности, усыновлении стекается в архив Управления ЗАГС Москвы. Для того чтобы структурировать огромный поток данных, потребовался новый подход к построению ИКТ-структуры организации, который был разработан в Управлении информатизации города.

Внедрение средств вычислительной техники в деятельность органов ЗАГС Москвы началось в 1989 году. В качестве первого объекта был выбран Москворецкий отдел ЗАГС, коллектив которого осознанно взялся за решение этой сложной задачи. Трудностей оказалось гораздо больше, чем можно было представить на стадии формирования проекта.

##### На базе ЭВМ

Набор программно-технических средств в то время был весьма ограничен и определялся исключительно возможностями отечественной промышленности. Это, прежде всего, первые советские персональные ЭВМ с весьма скромными техническими характеристиками, такие как «Электроника», ЕС 1840, ЕС 1841. Кроме того, у этих компьютеров практически отсутствовало базовое программное обеспечение, а периферийное оборудование было весьма скудным. С учетом этих объективных ограничений и формировались требования к очередности реализации отдельных задач и подсистем будущей автоматизированной системы (АС) ЗАГС. При этом высокая стоимость персональных компьютеров существенно снижала экономическую эффективность проектов, что приходилось учитывать при формировании планов широкого внедрения ИТ-решений в отделах ЗАГС города. Не менее важной проблемой был уровень подготовки сотрудников ЗАГСов в сфере информационных технологий.

Все эти факторы не позволили строить систему классическими методами — от формирования общих замыслов, целей и задач с их дальнейшей декомпозицией на нижние звенья системы. Более того, в то время еще не существовала единая система управления ЗАГСами Москвы, и административно они подчинялись соответствующим райисполкомам. Поэтому развитие АС ЗАГС столицы происходило параллельно с реформированием административно-организационной системы города, эволюцией программно-технической базы, развитием коммуникационной среды, формированием новых представлений о защите данных и правовых аспектах их использования и, пожалуй, самое важное — с расширением экономических возможностей Москвы.

Неоценимой была помощь Правительства города в лице Московского комитета по науке и технологиям (МКНТ), а впоследствии Управления информатизации, в вопросах идеологического руководства проектом и его финансирования. Постоянное расширение географии объектов внедрения и подключение к системе архивов ЗАГСов привело к необходимости решения задачи информационного объединения всех учреждений на основе коммуникационной среды, рекомендованной Управлением информатизации города.

Сегодня работники ЗАГСов столицы не представляют себе, как трудились их предшественники 15 лет назад. Современный уровень подготовки специалистов позволяет им грамотно формулировать задачи развития системы в рамках методического совета при Управлении ЗАГС. Сотрудники органов лучше, чем кто-либо, представляют себе недостатки существующей системы, которые проявились в процессе создания АС ЗАГС в прошлом. Хотелось бы избежать очевидных ошибок в будущем, обращая особое внимание на необходимость снижения зависимости используемого программно-технического комплекса от разработчиков системы.

Время ставит перед нами новые задачи, которые направлены на достижение ключевой цели, сформулированной мэром Москвы Юрием Лужковым, — значительно улучшить информационное обслуживание населения и органов управления столицы. Реализация этой задачи невозможна без создания механизма санкционированного доступа к различным базам данных учреждений и организаций города.

##### Интеграция в двух плоскостях

Ввиду конфиденциальности хранимых данных интеграция «Многоуровневой автоматизированной интегрированной системы «ЗАГС»» (МАИС «ЗАГС») и созданных в процессе ее эксплуатации информационных ресурсов должна идти в двух плоскостях. Первая — создание механизма регламентированного доступа для получения персональных сведений органами исполнительной власти Москвы, которым в соответствии с федеральным законодательством данное право предоставлено. На сегодняшний день такими органами являются Департамент социальной защиты населения и управы районов.

Вторая — создание механизма получения из базы данных Управления ЗАГС Москвы обезличенных сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния неопределенным кругом пользователей — жителями города, органами исполнительной власти, городскими организациями и учреждениями.

Например, территориальному органу исполнительной власти для оценки демографической ситуации необходимо получить сведения о рождаемости, смертности, заключении и расторжении браков в административном округе, муниципальном районе или в жилом доме по конкретному адресу. Или молодой паре, желающей вступить в брак, захочется узнать, в каком из отделов ЗАГС или дворцов бракосочетания они смогут подать заявление на конкретное время и дату. Потенциальные возможности получения этих сведений в нашей системе заложены, однако на сегодняшний день механизм формирования и обеспечения доступа к ним в автоматизированном режиме отсутствует.

##### Руинирование архива

Органы ЗАГС обладают бесценной информацией, содержащейся в городском архиве. В настоящее время ежегодно к ней обращается более 2 млн физических и юридических лиц. Речь идет о достаточно простых запросах, а реализация более сложных требует большего времени, а иногда просто невозможна. Это связано с отсутствием автоматизированного хранения значительной части московского архива ЗАГС. Поэтому на современном этапе приоритетным направлением деятельности органов ЗАГС Москвы является эффективное использование собственного архивного фонда. Постоянно растет количество обращений граждан по вопросам выдачи повторных документов о регистрации актов гражданского состояния. Причиной этому стало расширение круга вопросов, разрешаемых с участием этих документов (установление и регистрация прав собственности, наследование по закону и т. д.), а также возрастающая потребность граждан знать историю своей семьи. В 2002 году в федеральный закон 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» были внесены изменения об увеличении срока временного хранения актовых книг в архивах органов ЗАГС с 75 до 100 лет.

Практически половину общего объема деятельности органов ЗАГС Москвы составляет работа по выдаче документов из архивов, подтверждающих государственную регистрацию актов гражданского состояния, и внесение изменений и исправлений в записи актов. Так, в первом полугодии 2007 года выдача повторных свидетельств увеличилась на 10,8 % по сравнению с аналогичным периодом 2006 года. Важным показателем этого процесса является также значительный рост количества выданных в позапрошлом году извещений об отсутствии записей актов (30 %), что подразумевает сложную, кропотливую и объемную работу по поиску записей актов в архивах органов ЗАГС Москвы, которая проводится всеми без исключения московскими ЗАГСами и Дворцами бракосочетания, а также архивно-информационным отделом.

Успешное выполнение сотрудниками московских ЗАГСов своих функций напрямую зависит от качества справочно-поисковых систем и сохранности архивных фондов на бумажных носителях. Время поиска нужных документов зачастую не устраивает потребителя информации, поскольку имеющиеся в распоряжении работников органов ЗАГС Москвы справочно-поисковые системы на бумажных носителях крайне несовершенны. Кроме того, за более чем 80 лет существования архивного фонда физическая сохранность многих документов стала неудовлетворительной. Документы руинированы, то есть пришли в состояние, когда каждое новое прикосновение к документу может его разрушить безвозвратно. Общее количество руинированных записей и приближающихся к ним по сохранности составляет до 20 % от общего объема архивного фонда органов ЗАГС Москвы. Учитывая их правовую, историческую и социальную значимость, особое значение приобретает проблема сохранения информации таких документов. Одним из вариантов является реставрация руинированных актовых книг. Однако этот путь крайне дорог.

##### Инновации для архивации

Вследствие этого в настоящее время наиболее актуальным для органов ЗАГС Москвы является формирование систем учета хранящейся документации, которые позволяли бы заявителю (как физическому, так и юридическому лицу) в максимально короткие сроки и доступным способом получить требуемые и разрешенные законом к выдаче документы и сведения. Встает проблема создания общегородского архива записей актов гражданского состояния Москвы за период с 1918 по 1989 год, основанного на новейших разработках в области архивирования и информационных технологий. Перевод документов в электронный вид обеспечит максимально результативный поиск данных, гарантирует их сохранность, сэкономит время и средства на обслуживание архива, расширит поисковые возможности, позволит вести аналитическую и исследовательскую работу, а также расширит возможность доступа пользователей к особо ценным документам.

Кроме этого, требуется пересмотр устаревших программно-технических и архитектурных решений, реализованных в проекте десятилетней давности, который естественным путем оброс многочисленными «заплатками», контроль над которыми в значительной мере утерян. Сложившаяся ситуация требует разработки комплексной автоматизированной информационной системы органов ЗАГС Москвы. С учетом уровня развития современных информационных технологий, а также опыта эксплуатации существующих средств автоматизации уже сейчас можно определить несколько основных направлений развития. Это создание общегородской интегрированной системы на принципиально новой архитектуре с использованием возможностей современной информационно-коммуникационной среды. Необходимо включить в общий информационный контур системы автоматизацию управленческих функций органов ЗАГС Москвы, а также сформировать и ввести в эксплуатацию электронный архив. В планах учреждения — разработать и запустить современные средства информационного взаимодействия с населением и организациями города.

И. Муравьева, Л. Марин