Управление Информатизации Москвы :: Управление задачами :: От рутины к стратегии

| Распечатать
| Закрыть

# Управление задачами

#

расширенный поиск

Главная страница » Проекты » Инфраструктура города » Управление задачами

# От рутины к стратегии

18.10.08

##### Система проектного управления для Управления информатизации города Москвы

Эффективная система управления – основное слагаемое успеха при одновременной работе с большим количеством сложных ИТ-проектов. Для нужд Управления информатизации Москвы предполагается разработать одно из таких комплексных решений, интегрировав его информационную часть с технологическим порталом Управления.

В последние годы наблюдается неуклонный рост количества и сложности ИТ-проектов, выполняемых под руководством Управления информатизации города Москвы. Это сильно влияет на портфель проектов и сказывается на эффективности решения задач: подрядчики руководствуются разными управленческими принципами и методологиями, из-за чего их сложно контролировать по единым метрикам, а понимание исполнителями своей зоны ответственности и полномочий нередко расходится с позицией заказчика. В результате успех каждого проекта попадает в излишнюю зависимость от персональной квалификации его руководителя со стороны подрядчика. При этом даже при высоком ее уровне на протяжении всего жизненного цикла проекта наблюдается недостаточная прозрачность процессов и трудность прогнозирования их итогов. Как следствие, при руководстве портфелем заказчик не имеет нужного для принятия своевременных управленческих решений объема информации или тратит слишком много времени на ее поиск. Проблемы оперативного характера отвлекают его от решения стратегических вопросов, при этом увеличение числа и сложности проектов только усугубляет ситуацию.

Для устранения вышеописанных проблем планируется разработать и внедрить в Управлении информатизации Москвы систему проектного управления. Она улучшит прогнозируемость реализации проектов, сделает принятие ключевых решений более оперативным, ускорит процедуру согласования проектной документации и обеспечит возможность анализа накопленного опыта и использования его результатов в новых проектах. Эффективность применения подобных методологических и программных решений при реализации масштабных ИТ-проектов в госсекторе и коммерческих структурах подтверждена мировой и российской практикой.

##### Архитектура системы

Как и любая комплексная автоматизированная ИС, система проектного управления затрагивает процессы (через создание методологии управления проектами), технологии (через внедрение информационной системы) и организационное взаимодействие (через изменение ответственности и полномочий и введение новых проектных ролей).

##### Методология управления проектами

Методология управления проектами обеспечивает единые для всех участников стандарты работы и включает в себя регламентную базу, то есть описание процессов проектного управления от инициации до завершения, типовые роли вместе с соответствующими зонами ответственности и полномочиями, а также шаблоны и примеры проектных документов. Хотя методология служит базой для построения информационной системы управления проектами и изменения организационного взаимодействия, ее создание не может быть спланировано отдельно от этих компонентов. Чтобы все три составляющие были взаимосвязаны и совместимы, их необходимо разрабатывать в параллельном режиме. На первом этапе методологию управления проектами предполагается реализовать в базовом варианте, не внося кардинальных изменений в существующее положение вещей, а затем постоянно развивать ее по мере внедрения в практику новых процессов. Так, в частности, сначала необходимо ввести улучшающую прозрачность и предсказуемость реализации проектов схему отчетности. И только после постановки новых процессов отчетности и управления рисками и проблемами можно приступать к созданию единой базы знаний по всем проектам, которая напрямую от них зависит.

##### Информационная система управления проектами

Информационная система управления проектами (ИСУП) будет состоять из нескольких функциональных модулей, каждый из которых отвечает за поддержку определенных процессов. Подобный подход к организации системы позволит вводить готовые модули в эксплуатацию поэтапно, не рискуя критично нарушить текущие процессы. Архитектурно ИСУП планируется интегрировать, как уже упоминалось, с технологическим порталом Управления информатизации города Москвы. Благодаря этому вскоре после разработки системы и соответствующих регламентов можно будет организовать доступ к информации и документам для сотрудников Управления, функциональных заказчиков (органов государственной власти) и специалистов подрядчиков. Все участники процесса будут работать через единую точку доступа, но при строгом разделении полномочий и зон ответственности.

В роли центрального модуля системы, обеспечивающего работу всех остальных, выступает реестр проектов. Он будет содержать эталонный реестр проектов Управления, где отражены все действия, начиная от заявки функционального заказчика на выполнение работ или поставку оборудования и заканчивая завершением работ по контрактам. Проекты в реестре представляются в максимально удобном виде: в разрезе программ, функциональных заказчиков, типов или статусов и т. д. По сути, данный модуль представляет собой современную картотеку, где помимо учетных карточек проектов содержится дополнительная классифицированная информация по подрядчикам, контактным лицам, финансовым показателям и т. д.

«Стартовая страница» информационной системы управления проектами — модуль мониторинга за ходом их реализации. Он демонстрирует актуальную ситуацию по всем описанным в информационной системе проектам, от сводной картины по портфелю (агрегированные показатели) до детальных значений по конкретным проектам (первичные показатели). На первом этапе предполагается отслеживать базовый набор параметров, включающий отклонения от запланированных конечных и промежуточных сроков, количественные характеристики выявленных рисков и т. д. Визуализация информации по принципу «от общего к частному» позволит сразу переходить к рассмотрению проектов с наиболее критическими проблемами, не отвлекаясь на те, которые укладываются в график. Первичные показатели для системы планируется получать из форм проектной отчетности, предоставляемых подрядчиками через технологический портал Управления информатизации.

Модуль совместной работы над проектными документами позволит сэкономить время на рутинных операциях, неизбежных при согласовании любого документа (поиск и доставка согласующему лицу, восстановление истории редактирования / согласования и т. д.) Для каждого проекта, содержащегося в ИСУП, модуль предусматривает создание отдельной страницы — выделенного минисайта, где в удобной форме отображаются все текущие документы, риски, контакты и другая связанная с проектом информация.

##### Организационное взаимодействие

После изменения процессов и технологии проектного управления будет меняться и организационное взаимодействие. В частности, предстоит разнести стратегический и оперативный уровни управления, а также оперативный уровень управления и техническую экспертизу. В нынешней ситуации сотрудники Управления информатизации вынуждены тратить все больше и больше времени на согласования, коммуникации, решение оперативных вопросов, из-за чего увеличиваются риски несвоевременного реагирования на серьезные стратегические проблемы. Для минимизации этого фактора планируется более четко разграничить ответственность и полномочия подрядчиков за счет матрицы ответственности и прозрачной оргструктуры. При этом будет определено, какие риски и проблемы подрядчик может решить самостоятельно, а какие требуют вынесения на уровень Управления информатизации.

##### Планы и перспективы

В планы дальнейшего развития системы проектного управления входит ее интеграция с другими системами, организация сквозного планирования и отчетности по всей иерархии от заказчика до субподрядчиков, реализация мониторинга и контроля освоения бюджетов, осуществление контроля за эффективностью мероприятий, создание общей базы знаний. Реализация системы проектного управления позволит создать единое информационное пространство, за счет которого будут обеспечены оперативное выявление проблем, освобождение руководства Управления информатизации от решения несущественных рутинных вопросов и вытекающее отсюда сокращение операционных издержек. Все это в конечном итоге повысит эффективность реализации московского портфеля ИТ-проектов и ускорит достижение Правительством Москвы поставленных стратегических целей.

Кутузов А., Михайлов А., Сахарова Н., Цальп Е.

К списку новостей
Версия для печати

#

Правительство Москвы
Инфоград
Московский городской портал
Информационный портал ЖКХ
ИТЦ ФХУ
«Электронная Россия»
Тендерный комитет города Москвы
Статистика сайта Управления информатизации г. Москвы в СГП
а также...