Краткая инструкция по пользованию системой СЭП

Краткая инструкция по работе с программой СЭП

В данной инструкции кратко, по шагам, описаны основные действия в программе СЭП:

- Формирование и отсылка в банк платежного поручения

- Импорт платежного поручения из бухгалтерской программы (на примере 1С:Бухгалтерия v.7.7) и последующая отсылка в банк

- Запрос выписки по счету за 1 день (простая выписка)

- Запрос выписки за период (новая форма)

- Экспорт выписки в систему бухгалтерского учета (на примере 1С:Бухгалтерия v.7.7)

- Установка (изменение) пароля на ЭЦП

- Рекомендации по безопасной работе

Инструкция состоит, в основном, из рисунков, описывающих последовательность действий. Она не заменяет полной инструкции по пользованию программой «СЭП», ознакомление с которой необходимо для полноценной и грамотной работы с программой (инструкция находится установочном флеш-диске в папке «Инструкции» и имеет формат MS Word). Обязательно прочитайте секцию «Начало работы» (ниже).

Начало работы

Определитесь с местонахождением электронной подписи (ЭЦП) Вашей организации. Она, в зависимости от установки, может находиться на дискете, флэш-диске («флэшке») или на диске самого компьютера. Если подпись находиться на дискете или флэш-диске – вставьте их в компьютер!

Запуск локальной копии программы осуществляется при помощи иконки (ярлыка) на рабочем столе программы. Обычно она подписана названием Вашей организации, но может называться FIB или KLB. Для запуска мобильной копии откройте с помощью значка «Мой компьютер» содержимое флэш-диска и запустите программу START, а затем саму программу СЭП для выбранной организации.

Важно, также, понять в каком режиме отправки документов работает программа — ONLINE или в режиме с отложенной отправкой:

- «ONLINE» режим с мгновенной отправкой документов (запросов) после формирования (подписи) и с возможностью обработки ответных документов из банка сразу по получению

- режим отложенной отправки - связь с банком для обмена документами осуществляется сеансами по 90-120 сек., запуск сеанса связи производится пользователем

Признаком работы программы в ONLINE режиме является наличие окна «Принятые сообщения» в главном окне программы:

Формирование и отсылка в банк платежного поручения

Для отправки документа в банк, Вам необходимо:

1. Набрать документ в программе

2. Подписать Электронной Цифровой Подписью (ЭЦП) Вашей организации

3. Если в программе включен ONLINE режим отправки документов — дождаться в окне «Принятые сообщения» ответные квитанции из Банка. Если программа работает в режиме отложенной отправки - дать команду на связь с банком, при котором все набранные и зашифрованные документы будут переданы в банк и получены ответные сообщения

4. Обработать принятые из банка сообщения (ответные квитанции)

Откройте программу СЭП, выберете Документы – Платежные поручения – Работа с документами:

Появится окно «Список платежных поручений». Для ввода платежного поручения нажмите кнопку «Ввод нового документа»:

В открывшемся окне «Ввод платежных поручений» заполните все необходимые поля, после чего нажмите кнопку «Записать»:

Перед отправкой в банк документ необходимо подписать ЭЦП Вашей организации. Отметьте документ в таблице слева и нажмите кнопку «Подписать» (пока нет отмеченных для зашифровки документов, кнопка не активна):

Появится информационное окно с количеством принятых к подписи документов и их общей суммой. Если все в порядке, нажмите кнопку «ОК»

Если подпись организации находится на дискете, программа напомнит о необходимости вставить ее в дисковод окном. Нажмите «ОК».

Появится окно с результатами подписи. Нажмите «ОК»:

Теперь документ готов для отправки в банк. Если включен ONLINE — режим, дождитесь ответных квитанций в окне «Принятые сообщения», двойным щелчком мыши откройте их и просмотрите.

Если программа работает в режиме отложенной отправки документов - зайдите на сеанс связи с банком. После завершения сеанса связи откроется окно «Обработка принятых сообщений», если этого не произошло, выберете из меню Связь – Обработка принятых сообщений. В списке принятых сообщений должна быть хотя бы одна ответная квитанция из банка. Выделите квитанцию и нажмите кнопку «Обработать»:

Если за время связи Вы не увидели ответную квитанцию банка, либо сеанс связи был аварийно завершен, для получения квитанции просто еще раз запустите программу и, при работе в режиме отложенной отправки документов, зайдите на сеанс связи с банком. Никогда заново не формируйте и не подписывайте неподтвержденные квитанцией платежные поручения, в противном случае это может привести к задвоению платежа!

На получение одной или нескольких вместе подписанных платежных поручений банк ответит квитанцией вида:

Если в полученном платежном поручении при обработке были обнаружены ошибки заполнения, на каждый ошибочный документ будет дополнительно выслана квитанция с сообщением о допущенных ошибках. Такие документы изымаются из обработки и их, после исправления ошибок, необходимо отправить заново.

назад

Импорт платежного поручения из бухгалтерской программы (на примере 1С:Бухгалтерия v.7.7) для последующей отправки в банк

Программа СЭП имеет возможность импорта документов из систем бухгалтерского учета. Обмен производится посредством файла, поэтому общий порядок действий:

- Выгрузка документов из бухгалтерской программы

- Загрузка документов в программу СЭП

В системе 1С откройте окно обмена «Импорт / Экспорт платежных документов» с помощью меню Сервис – Обмен данными – 1С:Предприятие – Клиент банк или кнопкой, как указано на рисунке ниже:

/P>

В открывшемся окне выберете период выгрузки и, при необходимости, конфигурацию выгрузки, соответствующую нашему банку . Имейте ввиду, что система 1С версии 7.7 не позволяет производить выборочную выгрузку и будут выгружены все документы имеющие дату исполнения попадающую в период выгрузки!

Нажмите кнопку «Выгрузить»

После нажатия кнопки Выгрузить внизу должно открыться окно с результатами выгрузки (см. рис.) со строчками типа «Выгружен документ: Платежное поручение 00000001 (24.01.07)». Если этого не произошло, значит, ничего не выгружено. Вы отметили не тот счет (при ручном выборе конфигурации), либо нет документов за указанный период. Внимательно повторите вышеописанные действия еще раз.

После успешной выгрузке из системы 1С можно импортировать платежные документы в программу СЭП.

Запустите СЭП, выберете Документы – Платежные поручения – Импорт:

В открывшемся окне нажмите кнопку «Импорт»:

После этого программа сообщит Вам об количестве импортированных документов:

Если вместо этого Вы увидели окно с ошибкой -

значит импорт документов из системы 1С не настроен а Вам необходимо произвести его настройку воспользовавшись инструкцией «Настройка обмена данными между СЭП и системой 1С», которую Вы можете найти на установочном диске программы, или с сайта нашего банка.

Нажмите на кнопку «ОК». Программа откроет окно «Список платежных поручений». Далее подпишите импортированные документы как описано выше, и отправьте сформированные документы в банк,.

назад

Запрос выписки по счету за 1 день (простая выписка)

Для получения выписки необходимо сформировать и отправить в банк запрос на выписку.

Выберете Документы – Выписки – Запрос на выписку:

В открывшемся окне выберете дату, за которую хотите получить выписку и, при необходимости, номер счета. После этого нажмите кнопку «Сформировать»:

Откроется окно «Внимание» с информацией о запросе. Нажмите кнопку «ОК»

Если подпись организации находится на дискете, программа напомнит о необходимости вставить ее в дисковод окном. Нажмите «ОК».

После формирования запроса появится информационное окно «Внимание !» (см. ниже). Нажмите кнопку «ОК»:

Далее программа предложит сформировать еще один запрос. Нажмите «Отмена»:

Для получения выписки сформированный запрос необходимо отправить в банк. При работе в ONLINE режиме программа сделает это автоматически, и Вам просто необходимо дождаться появления запрошенной выписки в окне «Принятые сообщения» и открыть ее двойным щелчком мыши. При работе программы в режиме отложенной отправки, Вам необходимо зайти на сеанс связи с банком. После завершения сеанса связи откроется окно «Обработка принятых сообщений», если этого не произошло, выберете из меню Связь – Обработка принятых сообщений.

Для просмотра полученной выписки нажмите кнопку «Обработать»

назад

Запрос выписки за период (новая форма)

Данный запрос позволяет получить выписку за период не более месяца, причем в запрошенном периоде не должно быть перехода через месяц!

Для запроса выписки новой формы выберете Документы – Выписки (новая форма) – Запрос на выписку

В открывшемся окне выберете начальный и конечный период и, при необходимости, номер счета, после чего нажмите кнопку «Сформировать» (см. рис. ниже). Не забудьте про ограничение периода!

Откроется окно «Внимание» с информацией о запросе. Нажмите кнопку «ОК»

Если подпись организации находится на дискете, программа напомнит о необходимости вставить ее в дисковод окном. Нажмите «ОК».

После формирования запроса появится информационное окно «Внимание !». Нажмите кнопку «ОК»:

Далее программа предложит сформировать еще один запрос. Нажмите «Отмена»:

Для получения выписки сформированный запрос необходимо отправить в банк. При работе в ONLINE режиме программа сделает это автоматически, и Вам просто необходимо дождаться появления запрошенной выписки в окне «Принятые сообщения» и открыть ее двойным щелчком мыши. При работе программы в режиме отложенной отправки, Вам необходимо зайти на сеанс связи с банком. После завершения сеанса связи откроется окно «Обработка принятых сообщений», если этого не произошло, выберете из меню Связь – Обработка принятых сообщений.

Выделите мышкой конверт с выпиской и нажмите кнопку «Обработать»

В появившемся окне «Выберете режим просмотра или обработки данных» для просмотра выписки нажмите кнопку «Выписка»:

Для распечатки документов из выписки с отметкой банка (только платежных поручений, отосланных с помощью системы СЭП) нажмите кнопку «Документы», а затем, выделив необходимый документ, кнопку «Печать». Кнопка «Экспорт в 1С» служит для подготовки выписки к экспорту в систему 1С.

назад

Экспорт выписки в систему бухгалтерского учета (на примере 1С:Бухгалтерия v.7.7)

Программы СЭП позволяет импортировать данный из выписки новой формы в систему бухгалтерского учета.

Общая последовательность действий:

- Формирование запроса на выписку новой формы

- Отправка запроса в банк

- Обработка полученной выписки с выбором экспорта в 1С

- Импорт данных в системе 1С

Итак, для начала сформируйте и отправьте в банк запрос на выписку новой формы (как описано выше), после сеанса связи откройте полученную выписку в окне «Обработка принятых сообщений» и нажмите кнопку «Обработать» (рис. ниже) если программа работает в режиме с отложенной отправкой, или в окне «Принятые сообщения», если используется ONLINE режим.

Появится окно «Выберете режим просмотра или обработки данных»:

Для нажмите кнопку «Экспорт в 1С». Откроется окно «Запись в файл»:

Нажмите кнопку «Запись». После этого окно «Запись в файл» закроется, и Вы опять увидите окно «Выберете режим просмотра или обработки данных». Данные выгружены. Теперь можно загружать их в 1С.

В системе 1С откройте окно обмена «Импорт / Экспорт платежных документов» с помощью меню Сервис – Обмен данными – 1С:Предприятие – Клиент банк или кнопкой, как указано на рисунке ниже:

В окне «Импорт / экспорт платежных документов» нажмите кнопку «Загрузить»

При загрузке документов в окне системы 1С внизу должна отобразиться информация по результатам загрузки документов:

назад

Отправка документов в Банк. Сеанс связи с банком

Как выше уже было описано, программа может обмениваться с Банком документами в двух режимах — ONLINE или в режиме с отложенной отправкой:

- «ONLINE» режим с мгновенной отправкой документов (запросов) после формирования (подписи) и с возможностью обработки ответных документов из банка сразу по получению

- режим отложенной отправки - связь с банком для обмена документами осуществляется сеансами по 90-120 сек., запуск сеанса связи производится пользователем

Признаком работы программы в ONLINE режиме является наличие окна «Принятые сообщения» в главном окне программы:

Для случая использования ONLINE-режима никаких Ваших действий для отправки документов в Банк не требуется, сразу после подписания ЭЦП (или формирования запроса) документ передается в Банк и через некоторое время Вы видите результаты его обработки в окне «Принятые сообщения»

В режиме отложенной отправки, после того, как документ или запрос на документ сформирован, его Вам самим необходимо отправить в банк. В этом случае для запуска связи с банком выберете из меню Связь – Связь с банком:

Откроется окно «Список передаваемых сообщений» со сформированными для отправки в банк документами:

Нажмите кнопку «Сеанс связи». Откроется окно сеанса связи. Оно будет иметь вид:

- для связи через модем:

по завершении может быть выведено окно:

Это не является ошибкой, нажмите кнопку «ОК» и продолжайте работать

- для связи через интернет:

До завершения сеанса от Вас не требуется никаких действий. Примерное время сеанса связи 1.5 – 2 минуты. По окончании окно сеанса связи закроется, и, если все сообщения были успешно переданы, программа откроет окно «Обработка принятых сообщений».

Если после окончания сеанса связи осталось окно «Список передаваемых сообщений» с неотправленными документами (произошла ошибка при сеансе связи) или ответы из банка не были получены (т.е. сервер банка не смог обработать Ваши документы за время отведенное на сеанс связи) - не формируя повторно документы, запустите сеанс связи еще раз.

назад

Установка (изменение) пароля на ЭЦП

Для установки (или изменения) пароля выберете Сервис — Криптография — Установить пароль:

В появившемся окне нажмите кнопку ОК:

В новом окне введите ЦИФРОВОЙ пароль: (PIN-код). Хороший пароль должен содержать не менее шести цифр!

Повторите введенный пароль еще раз:

В случае успешной установки пароля программа выдаст следующее окно:

После того, как пароль (PIN-код) на ЭЦП установлен, программа будет запрашивать его всякий раз при работе с ЭЦП.

назад

Рекомендации по безопасной работе

В связи с постоянно возрастающим количеством преступлений в области информационных технологий и появлением новых мошеннических схем, просим Вас при работе с системой СЭП больше внимания уделять безопасности Вашей Электронно-Цифровой Подписи (ЭЦП). Для повышения безопасности рекомендуем придерживаться следующих рекомендаций:

1. Установите пароль (PIN-код) на ЭЦП как описано выше. Это поможет обезопасить Вашу подпись при ее несанкционированном копировании. После этого при любом обращении к ЭЦП (для подписи платежных документов или просмотре выписки) программа будет просить ввести установленный Вами пароль (PIN-код)

2. Храните ЭЦП на сменных носителях (USB флэш-дисках, дискетах). Не оставляйте носитель с ЭЦП в компьютере после завершения работы с программой СЭП. Местонахождение ЭЦП можно проверить (и при необходимости сменить) в программе из меню Настройка — Система ЭЦП (Система шифрования), поле «Ключи»

3. При возникновении подозрений в компрометации (например, незаконном копировании) ЭЦП следует немедленно связаться с Банком для блокирования работы со счетом через систему СЭП и затем произвести генерацию новой ЭЦП

4. Для работы с системой СЭП желательно выбирать рабочие места с защищенной сетевым фильтром (файрволом) инфраструктурой (офисная сеть, защищенная домашняя сеть)

5. Банк никогда не отправляет электронные письма или SMS-сообщения с предложением сообщить пароли либо передать компоненты электронной подписи. При получении подобных сообщений просьба проинформировать об этом Банк

6. При проведении работ с Вашим компьютером посторонними лицами убирайте носители с ЭЦП

7. Не доверяйте хранение либо перевозку носителей с ЭЦП посторонним лицам

8. Никогда не пересылайте содержимое носителя с ЭЦП через Интернет в открытом виде (по почте, через сервисы персональных страниц и т.п.)

9. Используйте антивирус с регулярно обновляемыми вирусными базами

10. При выявлении признаков подозрительного изменения работы Вашего компьютера (замедление работы, пропажа документов, частые «зависания») необходимо произвести проверку средствами антивирусной защиты либо обратиться к Вашему системному инженеру (администратору)

11. Используйте лицензионное программное обеспечение

Помните, что безопасность ЭЦП — это ключевой элемент безопасности всей работы с системой СЭП!

назад

Некоторые скриншоты, опубликованные в данном документе в учебных целях, являются иллюстрациями программного продукта «1С:Бухгалтерия версия 7.7» и «1C:Предприятие версия 8.1», авторское право на который принадлежит ЗАО «1С»