Конспект GTD

Американец Дэвид Аллен знаменит своей методикой Getting Things Done, в которой объясняет, как не париться, очистить голову, и быть более спокойным и продуктивным. У Аллена есть семинары, а есть книжка. Ее я не осилил прочитать. Но в процессе — пока читал первые главы — конспектировал. Вот этот конспект. Точнее, мои трактовки его тезисов.

Надо, видимо, пояснить, что эта изданная в 2001 году книжка была воспринята с таким энтузиазмом и обрела столько поклонников, что теперь в del.icio.us (системе онлайновых закладок, где они упорядочиваются по ярлыкам – ключевым словам) ярлык gtd цепляют практически на любую ссылку, касающуюся методик личной продуктивности.
GTD — это буддизм в менеджменте. Как кто-то писал о нем, GTD повышает продуктивность на 10%, зато на 90% растет уверенность в том, что все под контролем.
В самом деле, меня и раньше посещала мысль, что главный приоритет в планировании дел – не их важность, прибыльность, срочность или сложность. Главный приоритет – то, насколько они меня беспокоят.
Это еще одно достоинство работы Аллена. Он формулирует множество наблюдений о том, как на самом деле лучше всего по факту работается. Многое из того, что он говорит, я ощущал на себе, что-то формулировал, что-то нет. Наверное, не только я.

Итак, конспект.

Глава 1. Новые подходы для новой реальности

Проблема: новые требования, недостаточные ресурсы

Понятие “работа” изменилось
Понятие “работа” изменилось. Раньше это было нечто физическое и потому видимое-обозримое. Теперь абстрактное, и улучшать можно всю жизнь и до бесконечности.
Раньше надо вскопать поле – ты знаешь: вот начал, два часа покопаешь и закончил. Поле вскопано – дело сделано. А теперь начал проект, и где у него финал – не определено. Нет ощущения завершения работы, это источник стресса.

Время – это способность природы не позволять событиям происходить разом. Последнее время она не срабатывает.

Жизнь сложнее
Чеклисты, списки todo, системы приоритетов – они грубее, чем реальная ситуация. Реальный рабочий день гораздо более гранулирован. Не будешь же ты каждое письмо записывать в чеклист?
Есть схемы, где глобальные ценности ставятся во главу угла. Но такой подход не облегчает задачи, наоборот – он делает ситуацию даже сложнее. Подход “сверху вниз” теоретически кажется более правильным: определи свои цели, стратегию, направленные на их достижение задачи – и так до конкретных действий. Фактически это не работает, продуктивнее идти по конкретным задачам, а если голова будет чиста, то и стратегия не потеряется. Каждый менеджер знает по опыту, что свежие идеи по стратегии приходят не когда их ищешь, а пока голова занята чем-то простым или в расслабленном состоянии.

Фокусировка на ценностях не делает жизнь проще. Она дает значение и ориентирует – но добавляет сложность.

Обещание: состояние готовности мастера единоборств

Чистый ум
Ты замечал свое состояние, когда лучше всего работается? В таким моменты голова чиста, пуста, ты полностью сконцентрирован на текущей задаче, увлечен ей. Дело спорится, а ты получаешь радость.
Такое состояние достигается во многих системах, например, в карате, где оно называется гладью воды.
В таком состоянии работа делается сама собой – как качание на качелях: ты подталкиваешь их своими движениями, но качает тебя гравитация.

Принцип: эффективно управление внутренними обещаниями

Как очистить голову?
Убедить себя отбросить на время все проблемы, сконцентрировавшись на текущей задаче – невозможно. Думалку не обманешь. Надо сделать так, чтобы мозг в самом деле поверил, что все под контролем, хотя весь спектр твоих проблем не крутится в голове.
Для этого надо сбрасывать все задачи во внешнее хранилище, которым ты точно воспользуешься, и из которого точно получишь напоминание о приближении дедлайна.
Если хранилище в самом деле будет так работать, мозг согласится отдавать туда задачи и не париться, ты сможешь очистить мысли и сконцентрироваться на задаче – и все будешь успевать и получать от этого удовольствие.

Процесс: управление действиями

Задачей может быть только действие
Обычно в списках todo наблюдается смесь действий, проектов, проблем. В результате для какого-то проекта человек помнит, что у него есть такая проблема, но не знает, что должно быть первым шагом, потому что еще не подумал. Так вот – в списке дел должны быть только действия. Любой проект надо предварительно продумать и вписывать в список конкретное действие, которое продвинет его хоть немного.
— Ты не управляешь временем – оно все равно течет.
— Ты не управляешь приоритетами – они у тебя есть
— Управлять можно только своими действиями

Понятия: опилки, вертикальное и горизонтальное управление задачами, корзина
Понятием stuff Аллен обозначает всю необработанную кашу из идей, задач, проектов, долгов, потребностей, целей, которая крутится у нас в голове – неструктурированную, не доведенную до состояния конкретных действий. Как корректное перевести его на русский – неясно, слово в английском многозначное. Может значить как “штуки”, так и “хлам”, и “набивка”. Хорошее слово – “опилки” (по ассоциации с русской песенкой Винни-Пуха), но у автора его вроде был не было.
Другое понятие – горизонтальное и вертикальное управление задачами. Горизонтальное – когда сканируешь все, что в голове, как радаром. Все, что попадает в круг – задачи-действия или “опилки”, все, что требует внимания. Нужна хорошая система, чтобы держать все это в порядке. Вертикальное управление задачами – когда держишь в голове проект с последовательностью его шагов.
Третье понятие – “корзина”. Это “место”, куда должно собираться, все, что попадает в поле зрения и требует внимания. Важно, чтобы ничего не упустить – любое недоделанное действие зависает в краткосрочной памяти “открытой петлей” и раздражает. Аллен сравнивает краткосрочную память с оперативной памятью компьютера. Когда туда набивается слишком много всего, производительность падает.

Глава 2. Взять свою жизнь под контроль: пять шагов к мастерству управления делами

В работе есть пять раздельных шагов:
1. Собрать вещи, которые требуют внимания
2. Обработать их, определив их смысл и значение
3. Организовать результаты этой обработки
4. Осмотреть варианты действий
5. Сделать

Обычная ошибка – делать все это разом. Но надо разделять.

Собрать – значит собрать все-все незавершенное, чтобы очистить от них мозги (а то все ведь висит в оперативной памяти и отвлекает, хотя мы этого можем не осозновать). Нужно все это собрать в “корзину”, которой может быть лоток для бумаг, желтые листочки, электронные записки, диктофон, электронная почта и т.д.
Принципы сбора:
1. Собрать все.
2. Настолько мало “корзин”, насколько возможно.
3. Регулярно опустошать их, “обрабатывая”.
И выкинуть из головы.

Обработать – значит понять, что это за задача, можно ли с ней что-то делать вообще, долго ли, превратить в задачу и поставить в очередь задач (или сделать, если это дело на 2 минуты), либо делегировать. Автор приводит блок-схему обработки.
Что это за опилки? В чем суть?
Тут есть вообще, что с этим делать? Если нет – выкинуть, отложить на будущее, сложить в копилку справочных материалов.
Если есть – каково следующее действие? Это часть проекта, то есть требует ли больше одного шага? – тогда в список проектов (который затем регулярно просматривать). С определенным результатом?
Если не больше двух минут – сделать. Если дольше – решить, тот ли ты человек для этой задачи, и может делегировать. Если таки тот и дольше двух минут – в список “следующие действия”.

Организовать – вести списки. Если нельзя сделать – нужны мусорка, напоминалка и копилка. Для тех, что можно сделать, нужен список проектов, копилка материалов для них, календарь, напоминалки для следующих действий и напоминалки для вещей, которые ждешь.

Календарь с тремя типами данных:
— в определенное время (встречи)
— в определенный день
— информация, касающаяся дня (возможно, не для действий)
И никаких больше туду-листов на день!

В списке следующих действий обычно от 50 до 150 дел, поэтому часто их удобно структурировать. Скажем, отдельно звонки, отдельно темы для совещания.

Обзор – просмотр организованных списков. Сначала – календарь, что надо по времени. Затем списки следующих действий по контекстам. А список проектов, ожидающие или “когда-нибудь” надо просматривать лишь так часто, чтобы они не парили. Но как минимум – раз в неделю. В это время повторяются предудыщие фазы – собрать, обработать, организовать.

Всякий выбор действия – интуитивен. Нужно просто не надеяться, что выбор верен, а доверять своему выбору.

Всегда нужно сделать больше, чем можешь. Просто нужно хорошо относиться к своему выбору.

Сделать – вот есть списки, по каким критериям выбирать? Автор предлагает три модели.

Первая – в четыре критерия
1. Контекст (место, инструменты и т.д.)
2. Наличие времени
3. Наличие энергии-сил
4. Приоритет

Вторая – трехфазная
1. Запланированная работа
2. Объявившаяся работа
3. Планирование работы

Третья – Шестиэтажная модель
Высота полета мысли определяет масштаб
1. 50000+ футов – вся жизнь
2. 40000 – видение на 3-5 лет
3. 30000 – цели на 1-2 года
4. 20000 – зоны ответственности
5. 10000 – текущие проекты
6. Земля – текущие действия

Глава 3. Пять фаз планирования проектов

Думай о большом, делая малое, чтобы малое двигалось в правильную сторону.

Два главных ингридиента контроля без запар – понятный выход проектов и их следующие действия, а также напоминалки в надежной системе, которую регулярно просматриваешь. Это горизонтальный фокус, более частый.

Вертикальный фокус – на конкретном проекте, когда нужно сосредоточиться на нем и придумать. Хитрость в том, чтобы выкинуть его из головы, но не потерять хорошие идеи.

Лучшее планирование – на обороте конверта, когда сидишь в кафе с коллегой. С точки зрения результативности по отношению к затраченной энергии это – самый лучший способ планирования. Формальные совещания бывают полезны, но часто после них нужно еще одно – чтобы нарисовать на конверте, что дальше делать. Это – естественный способ планирования. Мозг – лучшая машина для планирования, и заметьте, когда это ему удается лучше всего.
Есть на самом деле пять фаз:
1. Определить задачу и принципы действий
2. Определить результат
3. Мозговой штурм – как этого достичь
4. Организовать его результаты – идеи
5. Определить следующие действия

Собраться на совещание ради поиска “хорошей идеи” – непродуктивно, упущены стартовые шаги. Хорошая мысля приходит опосля – опосля подготовки.

Обнаружив себя в яме, прекратите копать.

Это – неестественное планирование. Часто факап случается из-за завала неестественно спланированных действий – которые случились сразу. В итоге приходит консультант и раскручивает ситуацию к началу – к определению цели и условий.

Почему первым делом надо ответит на вопрос “почему”?
— Определяет, что есть успех
— Формулирует критерии принятия решений
— Выстраивает ресурсы
— Мотивирует
— Очищает фокус
— Раскрывает варианты

Ты не поймешь, как сделать дело, пока не представишь себя, делающим его.
1. Представь себе проект в момент его завершения.
2. Представь себе оглушительный успех. Никаких но.
3. Зафиксируй свойства и качества, которые ты себе представил.

Мозги пытаются заполнить пробел между картиной сейчас и картиной тогда, но слегка хаотически.
Задача – зафиксировать все идеи, которые будут появляться. Есть разные методики, например карта ума Тони Бузана. Цель – в центре, от нее направления обдумывания в разные стороны ветками. Можно делать это желтыми листочками, например.

В мозговом штурме важно:
1. Не судить, не оценивать, не критиковать.
2. Количество важнее качества.
3. Отложить анализ и организацию.